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关于美最时集团的监察办公室

什么是监察办公室（ Ombuds Office）？

为打击违反法律法规和公司内部规章制度的行为，美最时集团委托了一名外部律师担任监察员。如有意提供有关美最时集团严重违规行为的机密信息，可通过监察员进行举报。

谁可以与监察员联系？

原则上，任何能够提供违法行为信息的个人都可以联系监察办公室。这包括员工、客户或其他第三方。监察办公室接受所有指定范畴内所有涉嫌违法行为的举报。

举报涉及哪些范畴？

可举报的不当行为主要包括：

监察办公室不受理与日常运营业务相关的投诉。通过监察办公室举报的信息，若有涉及指定范畴之外的事项，将在征得举报人同意后转交给相关联系人，或告知举报人相关联系人信息。

如何提交举报？

应优先向指定的监察办公室提供举报信息：

监察办公室 / 监察员：律师Kathrin J. Niewiarra博士
地址：Philippistrasse 11, D-14059 Berlin
电话：+49 (0) 30 / 4036750-14
邮箱：MELCHERS@compliance-aid.com

投诉可使用德语和英语提交。

在线平台（支持多语言）：https://melchers.hintbox.de

如何保护举报人的匿名性？

监察员作为律师，必须履行保密义务。联系方式以及所有信息和报告都将严格保密。作为监察员的客户，美最时与其签订了单独的数据保护协议以确保保密性。

只有在举报人明确同意的情况下，才会向美最时披露举报人身份。如果举报人提供的信息导致执法机构介入调查，律师的保密义务也将保证举报人的匿名性。

如何处理举报信息？

监察员在收到举报后，将进行审查并做初步法律评估。如果举报人同意，举报信息将被转发给美最时的相关负责部门，以便对事实进行进一步审查。所有信息都将绝对保密处理。如果举报属实，将采取进一步措施；如果信息被证明毫无根据，则将终止调查。此外，所有个人数据将根据数据保护规定予以删除。

举报是否会给举报人带来负面后果？

如果举报是基于举报人所知和所信的情况作出，举报人在公司内不会受到任何不利影响。但是，如果举报人故意提供虚假或恶意报告，或其自身违反了适用的行为规则，美最时保留采取法律行动的权利。

如果举报内容事后被证明是虚假的会怎样？

重要的是，举报人在举报时相信或认定报告内容属实，并且没有滥用权力的意图。如果在事实澄清后发现报告毫无根据，举报人不必担心任何负面后果。

如果举报人本人牵涉不当行为会怎样？

即便如此，我们仍鼓励举报人报告相关情况。在调查事实和实施任何处罚时，将在法律允许的范围内酌情考虑这一点。

举报人使用监察办公室会产生任何费用吗？

举报人无需支付任何费用。

举报是否会与监察员建立客户关系？

不存在客户与律师关系。监察员始终是美最时的授权代表。但是，监察员与作为其客户的美最时之间的法律关系，会起到对举报人有利的“保护作用”。这意味着监察员可以就个案的实际问题向举报人提供非正式的建议，但不能作为举报人的律师代表其法律利益。